Ausschreibungen
Übrigens!
Die Begriffe “Terms of Reference”, “Ausschreibung”, “Leistungsbeschreibung etc. sind Synonyme. Sie alle bezeichnen ein Dokument, in dem Anforderungen an Evaluator*innen schriftlich festgelegt sind. Dieses Dokument wird in der Regel auch Bestandteil des Vertrags bei extern durchgeführten Evaluation.
Terms of Reference erstellen
In den ToR wird schon die Grundlage für einen der Fairness-Standards gelegt:
F 1 Formale Vereinbarungen
Die Rechte und Pflichten der an einer Evaluation beteiligten Parteien (was, wie, von wem, wann getan werden soll und darf) sollen schriftlich festgehalten werden.
Quelle: https://www.degeval.org/degeval-standards/kurzfassung/
In der Regel sind die ToR einer Evaluation nämlich Bestandteil des Vertrags, der dann unterzeichnet wird, wenn passende Gutachter*innen gefunden sind. Damit sichern sich alle beteiligten Parteien ab.
Hier ist eine Arbeitshilfe zur Erstellung von aussagekräftigen Terms of Reference für externe Evaluationen. Sie enthält gängige Gliederungspunkte mit ausführlichen Hinweisen, worauf es bei diesen Punkten jeweils ankommt.
Wenn du Evaluationen beauftragst, kannst du dieses Dokument bei jeder neuen Ausschreibung zur Hand nehmen und Schritt für Schritt die wichtigsten Informationen zu jedem Gliederungspunkt eintragen.
Du kannst es aber auch nutzen, um deine deine eigene Muster-Gliederung auf dieser Grundlage zu erstellen oder zu überarbeiten, wenn du bereits eine hast.
Beispiel-Ausschreibungen
Es gibt natürlich eine große Bandbreite an Ausschreibungen – je nach Gepflogenheiten im jeweiligen Politikfeld, je nach Evaluationsgegenstand usw. Die “perfekte” Ausschreibung gibt es nicht. Hier zeige ich dir ein paar Ausschreibungen aus der Praxis, mit all ihren Stärken und Schwächen.
Beispiel 1: Mit dieser Ausschreibung suchte die Rosa-Luxemburg-Stiftung in 2020 Evaluator*innen für ihre Regionalprogramm Russland. In der Ausschreibung finden wir viel Kontext zur Stiftung und zum Programm selbst. Wer nicht mit der Stiftungsarbeit und deren Konzeption vertraut ist, kann hier nicht unbedingt alle Informationen gleich einordnen. Wir finden Angaben zum Oberziel, zu einer Komponente, zu Themenschwerpunkten der Komponente, zu einen Programmziel, zu Themen- und Zielgruppen usw. – das ist nicht ohne Weiteres verständlich. Positiv hervorzuheben ist, dass klar die Kriterien benannt sind, die evaluiert werden sollen (vgl. Exkurs zu den OECD-DAC Evaluationskriterien). Zu jedem Kriterium gibt es zwei bzw. vier Evaluationsfragen – verglichen mit anderen Evaluationen erscheint das recht gut machbar (wobei die einzelnen Fragen durchaus z.B. mithilfe der CDC Checklist überprüft werden könnten). Das Vorgehen und der Zeitplan sind klar beschrieben, und sogar eine Gliederung für den Bericht sorgen für viel Transparenz.
Beispiel 2: Mit dieser Ausschreibung suchten Brot für die Welt und die Diakonie Katastrophenhilfe ein Evaluationsteam für die Untersuchung übergeordneter Evaluationsprozesse. Gegenstand ist also nicht ein Programm, das die Auftraggebenden durchführen, sondern ihre interne Evaluationspraxis. Der Ausschreibungsprozess war in diesem Fall etwas umfangreicher als im ersten Beispiel: Interessierte Gutachter*innen konnten zunächst ihr Interesse bekunden und durften dann erst im zweiten Schritt ein Angebot einreichen. Es werden in der Ausschreibung jedoch kaum Angaben dazu gemacht, was das Angebot genau beinhalten sollte. Demgegenüber ist die Ausschreibung in Bezug auf den Zeitplan, die erwarteten Produkte und das Profil der Evaluator*innen etwas ausführlicher.
Reflektion
Hast du selbst auch schon an Ausschreibungen gearbeitet? Ich lade dich ein, kritisch darauf (zurück-)zublicken und nach den Inhalten dieses Moduls Stärken und Schwächen zu analysieren.
Wenn du magst, bring dein Beispiel und deine Gedanken dazu gerne mit ins Webinar.
Vergabeverfahren
Hier ist eine Infografik als Entscheidungshilfe, welches Vergabeverfahren du als Auftraggeber*in für dein Evaluationsprojekt wählen musst.
ToR veröffentlichen
In diesem Video gebe ich dir ein paar Tipps dazu, wie und wo du deine Ausschreibung veröffentlichen kannst, um viele gute Angebote darauf zu erhalten.